Phía sau một hội nghị 500 người diễn ra suôn sẻ trong hai ngày là hàng trăm quyết định nhỏ được đưa ra trong nhiều tuần trước đó: chọn địa điểm nào có đủ phòng họp phân nhóm, sắp xếp luồng di chuyển ra sao để không ùn tắc giữa các phiên, dự phòng phương án nào nếu thời tiết thay đổi vào ngày gala ngoài trời.
Với quy mô lớn, sai số nhỏ nhất cũng có thể khuếch đại thành một vấn đề lớn — một xe đưa đón chậm 15 phút có thể kéo lùi cả lịch trình buổi sáng của hàng trăm người. Đó là lý do đội ngũ vận hành cần có mặt tại chỗ từ rất sớm, kiểm tra từng chi tiết trước khi khách đầu tiên bước vào sảnh.
Với IPO, một chương trình MICE thành công không được đo bằng việc không có gì xảy ra — vì luôn có điều gì đó phát sinh — mà bằng việc khách tham dự không bao giờ nhận ra điều đó.